Page Gérer
Les fonctionnalités de cet onglet sont réservées aux forfaits 2 et 3.
A) Gérer mes réservations avant mon service :
1. A quoi sert l'onglet horloge ?
L’onglet « Gérer » permet d’administrer et d’organiser vos réservations en amont des services.
2. Comment inscrire les caractéristiques de mon établissement pour les réservations (capacité maximum, horaires des services, ouverture et fermeture des réservations, liste d’attente…) ?
Onglet « Mon établissement » > « Module de réservation » > renseignez dans ce module toutes les caractéristiques de vos réservations.
3. La validation des réservations est-elle automatique ?
Vous avez le choix :
- Rendre la validation des réservations automatique enregistre chaque demande de réservation jusqu’à ce que la capacité maximale de votre établissement soit atteinte.
- Rendre la validation des réservations non-automatique, cela vous génère une notification de demande de réservation avec affichage du profil du client demandant une réservation. Son profil vous permet d’avoir un historique de ses réservations auprès de votre établissement (ses avis déposés, ses no-shows, ses annulations tardives…). En moins de 30 secondes vous recevez une notification, consultez le profil client, et validez ou refusez la demande de réservation.
Pour rendre la validation des réservations automatique, se rendre Onglet « Mon établissement » (logo maison en bas à droite) --> « module de réservations » --> confirmation auto.
4. Comment afficher complet / privatisé pour un service ?
Lorsque vous cliquer sur ce pictogramme, il vous est proposé de privatisé le service du midi/ du soir ou la journée entière. Cela revient à fermer le système de réservation pour le service indiqué, si vous confirmez, la cloche se barre.
Vous pouvez aussi privatisé un service dans "Paramètres", "Fermetures et Privatisation", via cet outil vous pouvez privatiser une seule partie de vos salles (Salle 1/ Salle 2/ Vip/ Bar ...).
5. Comment s’affiche une réservation / une demande de réservation ?
- Si la réservation est automatique, les réservations s’inscrivent en vert sur la page « Gérer ». La réservation s’affiche avec l’horaire, le nom du client, téléphone, le nombre de personnes. Si l'établissement à le forfait 3, s'affiche le numéro de la table la table affectée et le dépôt d’empreinte bancaire. Cliquer sur la réservation ouvre le profil client.
- Si la réservation est non-automatique, la demande s’affiche en orange. Cliquez sur la demande ouvre le profil client et avec la demande de réservation contenant la date, l’heure et le nombre de personnes. Cliquez sur "check vert" pour valider ; cliquez sur la "croix rouge" pour refuser. Si la réservation est validée, elle s’affichera automatiquement en vert dans l’onglet « Gérer ». Si elle est refusée, elle s’affichera en violet.
6. Comment accepter et refuser les demandes de réservation ?
Dans l’onglet « gérer », vous trouverez toutes les réservations de chaque jour et chaque service, qu’elles soient confirmées, à traiter, annulées, refusées ou en liste d’attente.
Pour accepter ou refuser une réservation, il vous faut cliquer sur les demandes en orange. Cela vous renvoie vers la page client et toutes ses réservations liées. Vous n’avez plus qu’à traiter ses demandes en cours.
7. Comment le client est-il informé de la prise en compte de ses demandes de réservation ?
- Lorsque la réservation est automatique, le client reçoit automatiquement un mail de confirmation de sa réservation ainsi qu’un SMS de rappel 6 avant la réservation. De plus, dans le profil du client sur son appli consommateur, il peut consulter ses réservations.
- Lorsque la réservation est non-automatique, le client reçoit un mail de demande de réservation, puis lorsque la demande est confirmer/refuser il reçoit un mail de confirmation/refus. Si la réservation est accepté, il recevra un SMS de rappel 6h avant la réservation. De plus, dans le profil du client sur son appli consommateur, il peut consulter l’évolution de ses demandes de réservation (en cours de validation, acceptée, refusée ou en liste d’attente).
B) Ligne de réservation
8. Où retrouver ma réservation ?
Mes réservations sont dans l’onglet Gérer. Les réservations en vert sont celles acceptées. Les réservations orange sont celles à traiter. Les réservations en rose sont celles qui ont été annulées par l’établissement ou le client. Les réservations violettes sont celles refusées par l’établissement. Les réservations en bleu sont celles inscrites en liste d’attente.
9. De quoi se compose un ligne de réservation ?
- Horloge = heure de réservation
- Masque = Nom du client qui a réservé
- Fourchette (restau, bar) / Bonhomme (boite de nuit) /transat et bed (paillote) = nombre de personnes pour la réservation
- T (forfait 3) = numéro de table/ transat / bed affectés
- i= permet d'appeler le client
- CB : un pictogramme éteint indique que le dépôt d’emprunte bancaire n’a pas été fait par le client. Un pictogramme CB éclairé signifie qu’il a été fait. Cliquez dessus envoie un mail au client pour lui demander un dépôt d’empreinte
10. Que signifie le pictogramme couronne sur la réservation ?
Elle correspond à un client VIP. Vous pouvez paramétrer le nombre de réservations nécessaires pour qu’un client devienne VIP dans votre établissement via la page "Mon Etablissement" --> "Module de réservation" --> "Client VIP"
11. A quoi sert le statut « Client VIP » ?
Le statut client VIP permet de repérer les clients qui ont déjà effectués plus de X (nb de passage à établir dans "Module de réservation") réservations dans votre établissement. Cela permet de générer des campagnes SMS Marketing, en invitant votre liste de client VIP à vos évènements, à des soirées exceptionnelles, à les informer d'une nouveauté, … en bref, de les fidéliser !
C) Réservations externes à LaFrenchy ?
12. A quoi sert le + bleu ?
Cliquer dessus vous permet d’enregistrer une réservation prise par un autre canal que LaFrenchy (ex : une réservation par téléphone), mais aussi d’enregistrer les clients de passage.
13. Comment ajouter une réservation prise en dehors de l’application LaFrenchy ?
Cliquez sur le rond bleu, trois options :
- Fichier client : Votre fichier s’ouvre, ce qui vous permet de rechercher un contact. Une fois le contact trouvé, cliquez sur valider. Une page "nouvelle réservation " s’ouvre vous demandant la date, le nombre de personne et l’horaire de réservation. Cliquez sur valider enregistrera automatiquement la réservation dans votre calendrier de réservation.
- Nouveau client : Une fiche nouvelle réservation s’ouvre dans laquelle vous devez inscrire el nom, le mail, le tél, la date le nombre de personne et l’horaire de réservation. Cliquez sur enregistrera automatiquement la réservation dans votre calendrier de réservation.
- Client de passage : permet d'enregistrer directement dans son calendrier de réservation, une personne se présentant directement dans l'établissement sans enregistrer ses coordonnées (téléphone, mail). Possibilité de prendre la réservation pour le service en cours ou pour une date ultérieure (cette fonctionnalité ne généré donc pas de mail et de SMS de rappel au client)
D) Notifications des réservations
14. Comment suis-je notifier d’une demande / d’une nouvelle réservation ?
Lorsque que je reçois une nouvelle résa / demande de résa, je reçois une nouvelle notification push sur mon appareil, que je retrouve dans le centre de notifications des réservations via le pictogramme cloche. Un petit point rose au dessus de la cloche signifie qu’il y a des nouvelles notifications à consulter. Les notifications sont classées de la plus récentes à la plus ancienne.